How-To Sommerparty & Weihnachtsfeier

Firmenevents teilen sich meist in 2 Sorten auf, Weihnachtsfeier und/oder Sommerparty. Die große Fragen die sich für die Organisatoren stellen sind:

Wann soll ich mit der Planung starten?
Was wollen wir machen?
Wo wollen wir es machen?
Wann wollen wir es machen?
Und nicht zu Letzt, was wollen wir ausgeben?

Wir klären heute alle Fragen und ein paar Ideen gibt es auch noch dazu.

Wann soll ich mit der Planung starten?

Wenn man seinen Wunschtermin ohne Abstriche buchen möchte, sollte man so früh wie möglich mit der Planung starten.
Für eine Sommerparty empfiehlt sich bereits im Februar mit der Planung zu beginnen, für die Weihnachtsfeier bereits ab Mai. Besonders bei der Weihnachtsfeier ist eine frühzeitige Planung unabdingbar, wenn man seine Weihnachtsfeier im Dezember stattfinden lassen will und nicht an einem Montag.
Hier stellt sich direkt die Frage:

Was wollen wir machen?

Sommerpartys haben meist einen lockeren Charakter und somit ist recht viel möglich. Es bietet sich grundsätzlich an eine sportliche Aktivität mit einem Grillfest zu verbinden oder eine schöne Strandbar zu buchen.
Hier sind allerdings folgende Punkte zu beachten:

• Die Location sollte auch eine Lösung für einen regnerischen Tag haben.
• Die Location sollte auch über 22 Uhr hinaus geöffnet haben.
• Bei Wasseraktivitäten ist zu beachten, dass nicht jeder schwimmen kann.
• Sport ist nichts für jedermann, achte darauf auch andere Beschäftigungsmöglichkeiten zu haben.
• Hab immer eine Sonnencreme und Mückenspray dabei, deine Kollegen werden dich dafür lieben!

Beispiel:
Ich hatte in diversen Firmen großen Erfolg mit einer Beach Volleyball Veranstaltung. Man hat die Füße im Sand, die Sportler können sich auspowern und man kann auch andere Spiele (Frisbee, Kicker, Tischtennis…) anbieten. Man kann auch ein kleines Turnier veranstalten (am besten mit durchmischten Teams um das Teambuilding zu stärken) und die Team ihre eigenen T-Shirts designen lassen und Titelmusik zum Einlaufen aussuchen lassen.
Dazu ein schönes Grillbuffet und kalte Drinks, etwas Musik und die Sommerparty läuft.

Für die Weihnachtsfeier finde ich es persönlich immer schön, wenn man sich etwas schicker macht. Doch auch das kann mit viel Spaß kombiniert werden, wie beispielsweise einer Mottoparty (Themen: Mad Men oder Casino Royal). Somit hat man auch direkt wieder ein Thema für den Abend und kann ggf. ein mobiles Casino bestellen o.ä.. Da die Weihnachtsfeier eigentlich immer im Winter stattfindet, ist bei der Auswahl der Location nicht all zu viel zu beachten außer, dass diese natürlich einigermaßen zum Motto passt.

Beispiel:
In meiner bisherigen Laufbahn war ein Event besonders erfolgreich, wir kochten gemeinsam unser Weihnachtsmenü unter Anleitung. Diejenigen, die nicht so gerne kochen konnten in der Zwischenzeit in einem Cocktailworkshop leckere Cocktails für dich Köche vorbereiten.
Das schöne an diesem Event ist vor allem, dass hier wieder ein Teambuilding statt findet und man am Ende wie eine große Familie zusammen sitzt und einen schönen Abend miteinander verbringt.

Bei beiden Events gilt es zu beachten IMMER im Vorfeld abzufragen wer Fleisch isst, vegetraisch oder vegan ist und ob es Allergien bei den Kollegen gibt, die beachtet werden müssen.

Wo wollen wir es machen?

Wie bereits oben kurz angerissen, sollten die Locations zum Anlass passen.
Für eine Sommerparty bietet sich immer eine Strandbar an oder aber auch eine Floßfahrt.
Sollte an Weihnachten eine Mottoparty stattfinden, wie beispielsweise Mad Men, macht es natürlich Sinn eine Location zu suchen die nicht allzu Modern ist.
Bei einer Casinoparty kann man eine wunderschöne Skybar mieten oder eine elegante Location.

Wann wollen wir es machen?

Im Sommer macht es grundsätzlich Sinn vor der Ferienzeit oder danach zu feiern, da dann die meisten Kollegen im Büro sind und die Locations selbst auch noch mehr Kapazitäten haben.

Die Weihnachtsfeier sollte natürlich in der Vorweihnachtszeit stattfinden, ich gebe allerdings immer zu bedenken, dass diese Zeit allgemein schon für viele Stress behaftet ist und einige in der Zeit auch ihren Resturlaub aufbrauchen und schon relativ früh in den Weihnachtsurlaub gehen.
Daher empfehle ich grundsätzlich Ende November/Anfang Dezember.

Für beide Events bevorzuge ich eine Buchung am Donnerstag. Sind die Partys am Freitag, kann man sich erst am Montag wieder darüber austauschen. Ein Austausch am nächsten Tag ist doch oft viel frischer und lustiger und man kann gemeinsam seinen Kater pflegen. Auch wenn es schwer fällt zur Arbeit zu kommen, entsteht auch hier oft noch einmal ein Bonding über das gemeinsame leiden 😉

Was wollen wir ausgeben?

Hier gibt es eigentlich nur zwei Möglichkeiten:

1. Pro Jahr sind 2 Events steuerlich absetzbar. Dies gilt aber nur wenn die Kosten 110 Euro pro Teilnehmer nicht übersteigen und alle Mitarbeiter eingeladen sind.
   ACHTUNG: Reisen Mitarbeiter dafür an, zählen die Reisekosten in die 110 Euro mit hinein. Die Mitarbeiter also gern schon 1-2 Tage früher für divers Meetings anreisen, somit sind es gesonderte Kosten.
2. Möchte man mehr ausgeben ist auch dies kein Problem, man muss sich allerdings darüber im Klaren sein, dass man dann den gesamten Betrag mit 40% versteuern muss.

Warum EIGENTLICH?
Man kann natürlich im Vorfeld ein Teambuildingevent machen, hier obliegt es dem Arbeitgeber wie er dieses Event gestaltet. Ein Drachenbootrennen oder Floßbau kann ein Teambuilding Event sein und die Party danach ist dann erst das eigentliche Sommerfest.

Deine Firma möchte eine solches Event planen, doch es fehlt euch die Zeit oder auch Ideen? Better call Donna!
Ich helfe euch gern bei der Konzeption und plane gern das Event eurer Wahl für euch.